Met ingang van 27 september 2020 dienen alle vennootschappen en andere juridische entiteiten de bij hen betrokken UBO’s (ultimate beneficial owner) te registeren.

Waarom een ubo registratie?

De registratie moet het transparanter maken wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn bij in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten. Beoogd wordt dat het register bijdraagt aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Wat is een UBO?

Een UBO is natuurlijk persoon die:

1. (In)direct meer dan 25% van de aandelen of stemrechten heeft; en/of
2. Meer dan 25% van het economisch belang houdt.

Mocht een dergelijke natuurlijk persoon niet voorhanden zijn, dan dienen de feitelijk hoger leidinggevenden van een vennootschap of andere juridische entiteit als UBO te worden geregistreerd. De feitelijke hoger leidinggevenden worden dan als de “pseudo- of quasi-UBO” aangemerkt. Bij vennootschappen zijn de pseudo UBO’s vaak de statutaire bestuurders.

Wie moeten hun UBO registeren?

B.V.’s, niet beurgenoteerde N.V.’s. stichtingen, formele verenigingen, informele verenigingen die een onderneming drijven, maatschappen, vof’s, commanditaire vennootschappen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, ANBI’s (algemeen nuttige instellingen) en rederijen dienen hun UBO’s te registeren.

Vennootschappen en andere juridische entiteiten die opgericht zijn voor 27 september 2020 hebben achttien maanden de tijd, dus tot 27 maart 2022, om hun UBO’s te registeren. Vennootschappen en andere juridische entiteiten die na 26 september 2020 zijn opgericht hebben één week na oprichting de tijd om de UBO’s te registeren.

Vennootschappen en andere juridische entiteiten die niet naar Nederlands recht zijn opgericht maar wel in Nederland een onderneming drijven, dienen de UBO’s te registeren in de EU-lidstaat waarin zij zijn opgericht.

Welke gegevens worden geregistreerd in het UBO register?

Het UBO register wordt door de Kamer van Koophandel beheerd. In het register wordt van de UBO opgenomen:

1. Naam;
2. Geboortemaand;
3. Geboortejaar;
4. Woonstaat;
5. Nationaliteit; en,
6. Het economische belang van de UBO (waarbij niet het exacte percentage wordt vermeld, maar gebruik wordt gemaakt van bandbreedtes);

De gegevens zijn openbaar en kunnen dus door derden worden geraadpleegd. Ook kunnen deze gegevens aan de Financiële Inlichtingeneenheid (“FIE”) en andere bevoegde autoriteiten worden verstrekt. De UBO heeft de mogelijkheid om de Kamer van Koophandel te verzoeken om de onder (1) tot en met (5) benoemde gegevens af te schermen. Het verzoek dient dan wel aan de volgende twee limitatieve voorwaarden te voldoen:

1. De UBO is minderjarigheid (jonger dan 18 jaar) en/of handelingsonbekwaam (onder curatele gesteld of onder bewind staan); en,
2. Onevenredig risico, zoals risico op fraude, ontvoering, afpersing e.d. Deze grond wordt alleen toegekend als de UBO op specifieke politiebeschermingslijsten is vermeld.

Als het afschermingsverzoek wordt gehonoreerd, dan behouden de FIE, bevoegde autoriteiten, kredietinstellingen, financiële instellingen en notarissen onverkort toegang tot deze gegevens.

Mocht de Kamer van Koophandel het afschermingsverzoek afwijzen, dan kan de UBO bezwaar hiertegen bij de Kamer van Koophandel aantekenen en als het bezwaar wordt afgewezen in beroep bij de rechter gaan. Hangende bezwaar en beroep worden deze gegevens afgeschermd.

Terugmeldplicht

Op de vennootschap of andere juridische entiteit rust ook de zogenoemde “terugmeldplicht”. Deze plicht houdt in dat elke afwijking tussen de UBO-informatie in de administratie van een vennootschap of andere juridische entiteit en de UBO-gegevens in het handelsregister, aan de KvK moet doorgeven. Deze terugmeldplicht begint zodra het UBO-register operationeel is, maar geldt vanzelfsprekend alleen voor zover een entiteit al UBO-gegevens heeft geregistreerd in het handelsregister.

Voor de terugmeldplicht zal de Kamer van Koophandel een aparte tool beschikbaar stellen die na verwachting twee maanden nadat het UBO register definitief in werking treedt voorhanden is.

Sancties?

Als een vennootschap of andere juridische entiteit de UBO na 18 maanden nog niet heeft ingeschreven, dan verstrekt de Kamer van Koophandel de gegevens aan het Bureau Economische Handhaving (BEH). BEH kan nog een herinnering sturen en (vervolgens) handhavend optreden. BEH kan een bestuurlijke boete of dwangsom opleggen. De maximale bestuurlijke boete voor het overtreden van de UBO-regels is vastgesteld op € 21.750. De boete is gebaseerd op de maximale strafrechtelijke boetecategorie zoals neergelegd in de Wet op de economische delicten, die geldt bij overtreding van artikel 47 van de Handelsregisterwet 2007.

Daarmee is de kous echter nog niet af. Er is namelijk een zogenoemd duaal sanctiestelsel ingericht om een efficiënte naleving van de verstrekking van UBO-informatie te bevorderen. Hierbij kan, als herstelsanctie, een last onder dwangsom in combinatie met een bestuurlijke of strafrechtelijke boete opgelegd worden. Doordat bovenop de bestuurlijke boete nog andere sancties kunnen worden opgelegd, kan het te betalen bedrag aanzienlijk hoger komen te liggen dan € 21.750.
In extreme gevallen kan het niet voldoen aan de registratieplicht ook worden bestraft met een celstraf. De verwachting is dat de nakoming van de registratieplicht strikt wordt gehandhaafd.